קבע פגישת ייעוץ בחינם עוד היום!
חזרה אל גרף השירותים

הגדרת תפקידים

עובדים מוכשרים ויעילים = השגת מטרות הארגון

פדרמן יועצים - הגדרת תפקידים

אנו רגילים בדרך כלל לתת לאדם תפקיד, אם כעובד חדש שזה עתה נכנס לארגון או כקידום לעובד קיים בארגון, הדבר נעשה בדרך כלל בכך שהמנהל מקבל את העובד ומתחיל בתהליך ארוך ומייגע להביא לכך שעובד זה יבצע את הנדרש ממנו. לרוב אין לעובד הרבה מושג מה רוצים ממנו והוא מקווה שתוך כדי תנועה הוא ילמד את התפקיד ויוכל לספק את המוצר המבוקש, גם למנהל אין הרבה זמן וסבלנות להנחות ולהדריך את העובד החדש בתפקיד.

כפתרון לתהליך זה ישנו כלי ניהולי נוסף אותו אנו מעבירים במסגרת הייעוץ והוא - הגדרת תפקיד.

לוח ההתארגנות של הארגון מורכב מתפקידים. ההגדרה של תפקיד היא "הכישורים והיכולת של האדם והעשייה הנדרשים להשגת מוצר". לכל עובד בארגון יש תפקיד (יתכן ולעובד מסוים יהיו מספר תפקידים) ולכל תפקיד ישנו מוצר אותו עליו להשיג .

על מנת שעובד יוכל למלא את תפקידו הוא חייב לדעת מהי הגדרת התפקיד שלו, הדבר כולל בחלקו את:

  1. המטרה של התפקיד.
  2. מיקומו היחסי על לוח ההתארגנות.
  3. תיאור בכתב של התפקיד (נעשה לרוב על –ידי אנשים שמילאו אותו לפני ההחלפה)
  4. דף מעקב הכולל את כל הנהלים , העצות, חוברות הדרכה, הספרים והתרגילים שניתן ליישמם על התפקיד.
  5. עותק של לוח ההתארגנות , המראה את החלק בארגון שאליו משתייך התפקיד.
  6. תרשים זרימה המראה איזה פריטים התפקיד מקבל , איזה שינויים אמור התפקיד לעשות בהם ולאן הוא מנתבם.
  7. המוצר של התפקיד.
  8. הסטטיסטיקה של התפקיד, הסטטיסטיקה של המדור, הסטטיסטיקה של המחלקה ושל האגף שאליהן משתייך התפקיד.

הגדרה ברורה ומלאה של התפקיד מביאה להכנסה קלה ומהירה של עובד לתפקיד ומאפשרת לעובד ולמנהל לדעת עד כמה המוצר של התפקיד מושג וכיצד לפעול להשגה מתמדת של שיפור בתפוקה ובאיכות של התפקיד.